La plupart des études conduites au sein du laboratoire propose un dédommagement pour la participation des personnes à la recherche. Le montant est variable, de l'ordre de 10 à 20$ par heure, selon la complexité de l'étude et la/les populations ciblées. La meilleure solution pour couvrir ces dépenses est de prévoir, **à l'avance** une demande d'avance de fonds. Voici ci-dessous les principales informations concernant les démarches pour demander une telle avance, effectuer un rapport ou tout simplement le suivi des paiements. # Avance de fonds Les avances de fonds permettent de recevoir une somme d'argent sur son compte personnel afin de couvrir des dépenses à venir. Une avance de fonds est typiquement utile pour dédommager les personnes qui participent. Vous pouvez ainsi effectuer les *virements Interac* (ou autre moyen) sans devoir utiliser votre argent. !!!info Le délai de traitement de la demande est d'environ 1 mois ! !!! ## Faire une demande d'avance Une demande d'avance de fonds doit être envoyée au service des finances en vertu de l'article 11.3 de la *Politique sur le remboursement des frais de déplacement, de séjour, de représentation et autres dépenses* de l'UQTR. Le montant minimal applicable est de *200\$ CAD*. Après autorisation, le montant demandé sera déposé dans votre compte bancaire et vous disposerez de **4 mois** à partir de la date du versement pour utiliser les fonds et produire un rapport de dépenses. Si ce délai n’est pas respecté, le montant non utilisé devra être remboursé à l’UQTR. Au besoin, une nouvelle avance peut être demandée. La première étape est de convenir avec la direction de recherche du montant à demander (nombre de personnes) selon le montant énoncé dans la demande d'éthique. 1. Ouvrir le [fichier Demande d’avance](https://uqtrsspt-my.sharepoint.com/:x:/g/personal/guillaume_vallet_uqtr_ca/EQ7OjRMyCMFHjfEksa3yCvABql1KC8F_tyszQisxD-YC6Q?e=MaVCda) 2. Indiquer votre nom comme requérant 3. Indiquer votre **matricule d'employé**. Si vous avez déjà eu un contrat avec l'UQTR, voir votre dossier employé *SAFIRH* (Portail → Membre du personnel → Ressources humaines → SAFIRH : Portail des employés), sinon indiquer l'adresse postale complète. 4. Indiquer le montant demandé et justifier la demande 5. Indiquer le numéro de certificat éthique 6. Indiquer l’UBR concerné (voir Guillaume) 7. Ajouter votre signature 8. Envoyer à Guillaume, pour vérification, l'ajout de l'UBR, et l'ajout de sa signature 9. Envoyer à [Julie Beauchemin](mailto:julie.beauchemin@uqtr.ca) (avec Guillaume en copie) !!!secondary [Exemple de demande d'avance](https://uqtrsspt-my.sharepoint.com/:b:/g/personal/guillaume_vallet_uqtr_ca/ES2nvGO5La5BreA8yPeDNYQB2ElOZZJAqBrGQ5jV_kYrbQ?e=oevisw) !!! ## Passations et suivi des fonds Durant les passations, il est essentiel d'assurer une bonne gestion des fonds et de consigner certaines informations nécessaires pour le suivi des fonds. Le dédommagement des personnes participantes peut se faire grâce à un virement Interac ou par paiement par argent comptant. Le laboratoire recommande fortement d'utiliser les virements Interac pour assurer un suivi des échanges des fonds. ### Virement Interac (recommandé) 1. **Effectuer un virement** À la fin de la passation, effectuer le virement directement avec la personne. Dans votre espace bancaire en ligne (ou via votre application dédiée sur téléphone), ajouter un destinataire. **Indiquer le code participant comme nom !** (cela vous facilitera les choses pour l'étape 2). Définir une question de sécurité, par exemple "Nom du département" avec pour réponse "psycho", effectuer le virement et s'assurer que la personne l'a bien reçu. 2. **Pièces justificatives** Consignez la preuve de chaque virement effectué au fur et à mesure, car ces documents devront être joints au rapport de dépenses à la fin du recrutement. Les noms doivent être masqués, puisqu'il s'agit d'informations confidentielles. Vous pouvez biffer cette information ou enregistrer la personne sous son code participant dans votre banque. !!!info Utilisez des outils comme "Edit PDF" de [TinyWow](https://tinywow.com/) pour masquer les informations confidentielles de vos relevés bancaires. !!! 3. **Consignation des informations** Consignez dans un tableur type Excel les codes participants, la/les dates de participation, la date d'envoi du paiement et le montant envoyé. !!!TIPS Template du fichier de suivi à utiliser à [télécharger ici](https://uqtrsspt-my.sharepoint.com/:x:/g/personal/guillaume_vallet_uqtr_ca/EW6DnVS0iUpDqsrOmqqZjEABbqaPqjmptNRU--97SaXqzw?e=46GQoK). !!! !!!WARNING Il faut garder la trace des virements Interac (à fournir à l'UQTR) et mettre à jour le fichier de suivi à chaque rencontre. !!! ### Argent comptant 1. **Pièces justificatives** Un relevé bancaire prouvant que l'argent a été retiré de votre compte devra être joint à votre rapport de dépenses à la fin du projet. Lorsque le montant est conséquent, il est suggéré de le retirer en plusieurs fois. Par exemple, une avance de fonds de 900 \$ pourrait être retirée en 3 montants de 300 \$ afin de réduire le risque de vol ou de perte, tout en limitant le nombre de pièces justificatives à produire. 2. **Consignation des informations** Consignez dans un tableur type Excel les codes participants, la/les dates de participation, la date d'envoi du paiement et le montant envoyé, voir le fichier en exemple ci-dessus. 3. **Reçus** Faites signer un reçu lors de la remise de la compensation afin de vous protéger advenant le cas où un participant reviendrait contre vous pour non-paiement. !!!WARNING Les reçus signés **ne doivent pas** être envoyés au [service des finances](http://www.uqtr.ca/servicedesfinances), puisqu'ils contiennent les noms des participants. Ils doivent être conservés sous clé et uniquement accessibles par les membres de l'équipe de recherche, conformément aux politiques de confidentialité. !!! !!!secondary [Exemple de reçus](https://uqtrsspt-my.sharepoint.com/:w:/g/personal/guillaume_vallet_uqtr_ca/EV1iB8RhJ1VFjN-MG-YUHxcBO_oh_cUYVXgtahcUNqLMnA?e=arNhS0) !!! ### Rapport de dépenses Lorsque toutes les personnes participantes ont été rencontrées, ou que le délai maximal de 4 mois est écoulé, il faudra remplir le formulaire Excel [fichier demande de remboursement](https://uqtrsspt-my.sharepoint.com/:x:/g/personal/guillaume_vallet_uqtr_ca/EdsbfWntxZhLgdZc4eLxzZQBgytKJ29fw6HP27kWR4HxzA?e=vo00KM) ### Procédure 1. L'objet du rapport de dépenses doit inclure le titre du projet et le numéro de certificat d’éthique de recherche avec des êtres humains. 2. Inscrire la date de passation à la colonne "Date" suivie du code participant dans la colonne "Détails". 3. Indiquez l'UBR se retrouvant sur la demande d'avance de fonds (voir avec direction de recherche au besoin) et signer le formulaire. 4. Validez avec Guillaume les documents. 5. Envoyer le formulaire et les pièces justificatives pertinentes au département des finances [rdepfinances\@uqtr.ca](mailto:rdepfinances@uqtr.ca){.email}. !!!INFO [Exemple de rapport de dépense](https://uqtrsspt-my.sharepoint.com/:b:/g/personal/guillaume_vallet_uqtr_ca/EfC5hMp_uUtMjkEkODHbvnIB03tWn7nLf92GwAx1lWLMMw?e=NCvV5n) !!! ### Fonds résiduels Si des fonds restent non utilisés à la fin du projet, vous devez produire un rapport de dépenses (voir ci-dessus). Une fois ce rapport complété, il faudra l'envoyer au département des finances, qui vous indiquera la marche à suivre pour procéder au remboursement du solde résiduel.