# Communication interne

# Courriel

Le courriel est le principal outil de communication dans le monde académique. Il vous est demandé de suivre les règles suivantes :

• utilisation des adresses professionnelles uniquement (type @uqtr.ca)
• utiliser un objet de message signifiant (par ex. Demande de rendez-vous pour la semaine prochaine et non juste Rendez-vous)
• débuter et terminer votre message par une formule de politesse
• utiliser un ton et des tournures professionnelles et non familières
• limiter le recours aux abbréviations à celles qui sont couramment admises dans le langage courant ou dans le laboratoire

# Teams

Le laboratoire utilse une application de messagerie synchrone/asynchrone facilitant le suivi des échanges par personne, par projet et/ou par thème : Microsoft Teams.

Teams est un outil moins formel que le courriel et il n'est donc pas attendu la même rigueur que pour ces derniers.

# Délai d'envoi et de réponse

# Délai d'envoi

Un message nécessitant le traitement ou la préparation d'une information ne devrait pas être envoyé à la dernière minute, du moins lorsque cela est possible. Un délai d'au moins 24h/48h avant est attendu pour laisser le temps au destinataire de traiter le message et son contenu. Ainsi, merci d'anticiper les réunions de suivi de projet en préparant à l'avance les versions de travail des essais, articles, résumés, etc.

# Délai de réponse

Il est attendu que l'ensemble des membres du laboratoire soient réactifs vis-à-vis des courriels ou des messages qui leurs sont destinés. Ainsi, un délai de réponse de 1 à 4 jours ouvrables¹ est attendu, sauf situation particulière.

Les messages qui sont envoyées en-dehors des heures de travail habituel ne doivent pas être considéré comme étant lu ou traité par le destinataire avant sa prochaine période de travail.

# Échange de fichiers

# Nomenclature

Merci de respecter la nomenclature suivante : AAAAMMJJ_Projet_NomDuDocument avec :

• AAAAMMJJ : année/mois/jours par exemple 20220615 pour le 15 juin 2022.
• Projet : nom de code du projet associé à ce document (si pertinent) ou votre initiale de prénom et votre nom de famille (ex. GVallet)
• NomDuDocument: nom du document

Lorsque le fichier est révisé par quelqu'un du laboratoire, il faut alors ajouter les initiales de cette personne au nom du fichier AAAAMMJJ_Projet_NomDuDocument_gtv pour une révision par Guillaume. Il peut s'agir aussi d'ajouter un statut, par exemple, signed pour signé.

# Média d'échange de fichiers

Les fichiers peuvent être échangés ou partagés par plusieurs moyens qui sont à déterminer selon l'usage. Ainsi, une conversation impliquant plusieurs personnes dont au moins l'une est extérieure au laboratoire devrait se faire via courriel. Par contre, un échange dans le cadre d'un projet avec uniquement un/une ou des membres du laboratoire pourrait plutôt se faire via Teams. Enfin, certains fichiers ou dossiers peuvent être davantage utilisés comme des ressources plus permanentes ou être tout simplement trop volumineux. Dans ces cas, l'idéal est d'utilisé une dossier/fichier partagé via OneDrive ou l'onglet Fichiers de Teams.

---